Keine Frage, Jurist*innen digitalisieren zu wollen, ist ein Wagnis. Bereits im Studium werden wir an Kugelschreiber und Papier gefesselt. Das hört beim Staatexamen und im späteren Berufsleben nicht auf. Dennoch haben wir uns als Bundesverband an ein Digitalisierungsprojekt gewagt. Mit Law&Orga wollen wir die Akten- und Organisationsverwaltung der (R)LCs revolutionieren!

Die Bedarfe in einer (R)LC

Seit der Gründung des Bundesverbandes 2016 ist das Thema Akten- und Vereinsverwaltung ein Dauerbrenner innerhalb der (R)LC-Bewegung. Das ist auch verständlich. Die Akten- und Vereinsverwaltung gehört zum Kerngeschäft einer (R)LC. Um Geflüchteten guten Rechtsrat geben zu können, muss der Sachverhalt detailliert aufgenommen werden. Diese Arbeit passiert in vielen (R)LCs noch analog oder mit Hilfe von IT-Tools, die für andere Zwecke gemacht sind.  Der Vielfalt an Konzepten, die unsere Bewegung auszeichnet, wird keines der digitalen Tools auf dem Markt gerecht. Die eine (R)LC legt ihren Schwerpunkt auf die karitative Dienstleistung, die nächste versteht sich vornehmlich als Ausbildungsinitiative, wieder andere sehen sich als politisches Sprachrohr. Selbst die Aktenverwaltungsprogramme, die von Kanzleien verwendet werden, werden den Bedarfen der (R)LCs nicht gerecht, zudem sind sie für studentische Initiativen und Vereine nicht bezahlbar. Mit Hilfe von Law&Orga schließen wir die digitale Lücke in der (R)LC-Arbeit: Ein für die (R)LCs kostenloses Tool, das genau das kann, was sie brauchen.

1. Akten- und Organisationsverwaltung

Eine (R)LC muss datenschutzkonforme Akten erstellen, verwalten und für einen bestimmten Personenkreis (und nur diesen!) zugänglich machen. Law&Orga macht das möglich. Zudem können einzelnen Gruppen für die Ressortkoordination erstellt werden. Dort können übersichtlich Dokumente und Dateien hochgeladen, gemeinsam bearbeitet oder einfach nur eingesehen werden. Wer weiß nochmal wann unsere Weihnachtsfeier stattfindet? Schaut in den Kalender! Denn dort können nicht nur die Termine mit den Mandant*innen individuell abgespeichert werden.

2. Qualitätssicherung

Wer führt gern ein Protokoll? Niemand. Aber es ist wichtig! Law&Orga hilft durch das vorgefertigte Protokoll in der Akte bei der sauberen Sachverhaltsaufnahme und Dokumentation. Das hilft nicht nur dem Mandant*innen, sondern auch den Berater*innen in ihrem Lernprozess. Was tun, wenn der Fall mal komplizierter ist? Schaut einfach über die Suchfunktion, ob sich ein anderes Team bereits mit einem ähnlichen Fall beschäftigt hat, und tauscht Euch aus! Fallbezogene Kommunikation z. B. mit Teampartner*innen oder der Verwaltung ist auch innerhalb der Akte möglich.

3. Statistik

Welche Beratungsschwerpunkte haben wir gerade hat? Wie viele Mandant*innen haben wir bereits erfolgreich beraten? Law&Orga macht das statistische Auswerten möglich. So kann eine (R)LC die eigene Arbeit sowohl für interne Zwecke als auch für die Außendarstellung professionell analysieren. Das ist nicht nur beim Fundraising und der Öffentlichkeitsarbeit nützlich, sondern auch, um systematisch Bedarfsverschiebungen oder Missstände zu erkennen.

Das Projekt im Detail: Der Projektplan

Komponente Geplante Fertigstellung Stand
Aktenverwaltung April 2019 Fertig und in Nutzung
Dateiverwaltung Februar2020 In Arbeit
Kalender September 2020
Collab März 2021
Ressorts und Nutzergruppen September 2021

Die Bedenken und ein kleiner Ausblick

Wir sind froh, dass ihr mit Ideen und Bedarfen, aber auch mit euren Bedenken an uns herantretet. Nur so können wir das Programm so gestaltet, dass ihr es auch am Ende des Tages benutzt. Vor allem datenschutzrechtliche Fragen kommen immer wieder auf. Allerdings sind die Daten bei uns so sicher, wie es mit Fremdservern möglich ist. Wir nutzen einen Anbieter, der das Privacy-Shield-Abkommen einhält und die so genannte C5 Zertifizierung besitzt. Was das genau ist, könnt ihr hier nachlesen. Eine eigene Verschlüsselung ist ebenfalls in Arbeit.

Für die nächste Zeit stehen die Dateiverwaltung die Verschlüsselung an. Hierüber werden wir euch natürlich weiterhin auf dem Laufenden halten. Zudem wollen wir Tutorials erstellen, um euch den Zugang zum System zu erleichtern. Mehr dazu findet ihr auf unserer Homepage (http://rlc-deutschland.de/laworga/).